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Item caso (8)

Quinta, 27 Agosto 2015 15:05

Casos

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Governança de GMO - TI

leroymerlin

 

Cenário Inicial

A Diretoria de Governança da Tecnologia da Informação (TI) da Leroy Merlin, operando Gestão de Mudanças Organizacionais (GMO) para algumas demandas e projetos, sentiu a necessidade de maior sistematização no recebimento de demandas e controles integrados.

Observou a importância de tornar a atuação de GMO conhecida em toda a sua extensão por parte de seus demandantes (usuários de seus serviços) bem como os papeis e responsabilidades dos diretamente envolvidos.

O desenvolvimento do projeto de Governança de GMO na TI deu-se em 6 meses, com a criação e aplicação de um modelo que contemplou políticas, estruturação de processos e instrumentos que possibilitaram a gestão integrada e focada das diferentes demandas e projetos aportados nesta gerência.

Extensão da implantação do projeto

A Dynamica Consultoria atuou no desenvolvimento do projeto em duas grandes frentes: estruturação dos processos para gestão da área de GMO na TI e gestão dos projetos de mudanças, com atuação da TI, de forma integrada. Foram descritas políticas para embasar estes processos.

      Para aplicação e implementação do modelo de Governança de GMO – TI, de acordo com o momento e necessidade dos processos, foram desenvolvidos diferentes instrumentos que visaram possibilitar o registro e a gestão das informações e ações de controle.

Tendo a Leroy Merlin um número significativo de projetos em andamento, nos quais área de GMO da TI atua, um plano para implementação do novo modelo foi desenvolvido pela consultoria e entregue à diretoria da Governança da TI.

Tal plano indicou uma implementação faseada, conforme priorização dos processos mais urgentes tanto na gestão da área de GMO na TI como na gestão integrada dos projetos de mudança em andamento.

Foram mapeados riscos no processo de implementação do novo modelo e feitas recomendações para mitigação dos mesmos.

Escopo técnico

De forma ampla, a atuação da Consultoria foi trabalhar, em conjunto com a área de GMO na TI, os seguintes pontos: 

• Desenvolvimento de um modelo de governança para mudanças organizacionais que garantiu uma visão integrada com as metodologias utilizadas no Escritório de Projetos e na área de Valor da área de Governança da TI e que envolviam processos de mudança. 

• Definição da missão, objetivos e processos da área de GMO na TI e os papéis e responsabilidades dos atores que faziam interface com a área de TI, seus relacionamentos e processos de gestão, atendimento e controle das demandas.

• Implantação da Metodologia de Mudança com adaptação da M.I.M. - Metodologia Integrada para Mudanças da Dynamica Consultoria ao cenário de necessidades da Leroy Merlin.

• Definição do Plano de Gestão de Mudanças Organizacionais a ser conduzido durante o processo de desenvolvimento e implantação desta nova estrutura na Governança da TI.

Equipe envolvida

O projeto foi patrocinado pela Diretoria de Governança da TI.

A equipe direta do projeto foi constituída por profissionais dessa diretoria e da consultoria (gerente de projetos e consultor de mudanças sênior).

Na equipe indireta, foram envolvidos colaboradores das demais diretorias da TI da Leroy Merlin, bem como, profissionais do negócio que gerem projetos na empresa em conjunto com a TI.

Benefícios

O projeto trouxe visibilidade da interdependência dos processos da diretoria de Governança da TI, com os processos da GMO na TI.

Fortaleceu o modelo de trabalho e relação entre as gerências desta diretoria, bem como, levantou indicadores comuns e que serão monitorados para o sucesso dos projetos corporativos com envolvimento da TI.

Estabeleceu a aplicação de modelo estruturado de gestão para monitorar, controlar e reportar, padronizando a forma de trabalho da GMO na TI em seus diversos projetos.

Orientou sobre formas para monitoramento da mudança nos processos de sustentação.

Nivelou o conhecimento sobre as práticas da gestão de mudanças organizacionais, dentro e fora da TI.

Estabeleceu ênfase na visão integrada da demanda e do planejamento da atuação de mudança.

Proporcionou a otimização de recursos – gestão da capacidade de recursos.

Minimizou retrabalho com o uso das lições aprendidas.

Proveu a disseminação e reutilização das melhores práticas Leroy Merlin.

Sistematizou a atuação de GMO-TI com a área de Valor.

Proporcionou que a GMO na TI contribuisse às transformações de TI do Planejamento à Sustentação.

Depoimento do cliente sobre o projeto

Em 04/08/2015, no site TI Inside Online Service, foi publicado um depoimento do Paulo Vassalo, diretor de governança de TI da Leroy Merlin, sobre o projeto. Veja abaixo parte do depoimento:

“O time de profissionais da Dynamica criou um modelo de Governança e uma cadeia de valor para a área de Gestão de Mudanças em Tecnologia da Informação (GMO-TI), definindo e alinhando todos os conceitos com as equipes da Leroy Merlin Brasil.

Com foco na melhoria da área de GMO-TI, criou-se uma organização na demanda e no planejamento da capacidade de recursos humanos, bem como uma revisão e estruturação dos processos específicos de uma metodologia integrada para conduzir mudanças. Passamos 2013 e 2014 trabalhando dentro de um framework, dependendo da expertise de cada profissional. Foi a partir deste framework que tivemos uma macro visão de como as pessoas poderiam trabalhar de forma mais estruturada”.

Leia a matéria completa:

http://convergecom.com.br/tiinside/services/04/08/2015/leroy-merlin-utiliza-solucao-de-gestao-de-mudancas-para-fortalecer-governanca-de-ti/

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Quarta, 18 Março 2015 15:48

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Projeto Crescer

Implantação do Sistema SAP nas empresas da  Plataforma Localiza

Localiza

 

Cenário Inicial
Havia a necessidade de uma nova sistemática para articulação dos projetos da empresa, conciliando mudanças inerentes à implantação de novas soluções com a capacidade das áreas de negócio para implementá-las sem prejuízo para suas atividades cotidianas.
O Projeto Crescer destinou-se à implantação do sistema de gestão empresarial integrado (ERP) fornecido pela empresa alemã SAP (módulos especificados no item “Escopo Técnico”).
A adoção do SAP para a Plataforma Localiza implicou em mudanças de hábitos culturais e técnicos, necessitando, portanto, de um projeto de Gestão de Mudanças Organizacionais (GMO) para viabilizar a assimilação das mudanças previstas com o mínimo impacto negativo possível.

Extensão da implantação do sistema SAP
A Localiza optou por utilizar o SAP nas atividades de “back office”. As atividades de seu “core business” tiveram a gestão mantida por sistemas legados e integrados ao SAP por meio de programas de interface. A implantação foi executada em três etapas, por grupos de empresas:

1- Prime, Franchising, Car Assistance, Car Rental, Rental Internacional e Total Fleet Assistance

2- Localiza Aluguel de Frota e Localiza Seminovos

3- Localiza Rent a Car

Escopo Técnico
Para implementar a parte técnica do sistema SAP a Localiza contratou um parceiro principal - a Finity Consultoria - além de  outras empresas que atuaram sob demanda, nas integrações do SAP com os sistemas legados e em outras demandas técnicas.

Módulos SAP implantados:

FI - Financial (Módulo Financeiro):

- AA - Ativo Imobilizado

- TR - Processos de Tesouraria

- AP - Contas a Pagar

- AR - Contas a Receber

- CM - Crédito; GL – Contabilidade

CO - Controlling (Módulo de Custos)

MM - Material Manager (Compras)

SD - Sales and Distribution (Vendas e Distribuição)

RE - Real Estate (Imóveis)

BW - Business Warehouse (Relatórios Gerenciais)

Equipes das empresas envolvidas
O Projeto Crescer foi patrocinado por duas Diretorias: DIRTI – Diretoria de Tecnologia da Informação e DIRFI - Diretoria de Finanças. A equipe de projeto foi constituída por profissionais dessas diretorias, agrupados por especialização em cada módulo SAP implantado.
Foram alocados cerca de 120 profissionais (60% de pessoal próprio e 40% terceirizados). A equipe de projeto era subordinada tecnicamente ao Gerente de Projeto, porém, subordinada funcionalmente aos líderes das áreas de origem. Outros profissionais foram acrescentados, temporariamente, conforme necessidades específicas de cada fase do projeto, atingindo um máximo de 160 pessoas simultaneamente alocadas ao projeto.

Escopo de GMO: principais atividades
De início, cuidou-se do alinhamento das lideranças em torno da implantação de ERP como fator de sustentabilidade da empresa. A GMO coordenou a elaboração e acompanhamento dos planos de mudança – destinados à mitigação de todos impactos organizacionais do novo sistema.
Foram utilizados os pilares: Gestão da Comunicação; Gestão da Prontidão das áreas; Gestão de stakeholders; Gestão de Pessoas; Gestão de Transição e Sustentação; Gestão do Conhecimento.
Foram aplicados métodos de aferição e melhoria contínua do clima organizacional da Equipe de Projeto. Na área de Comunicação, o conteúdo e abrangência dos temas sobre a mudança foram informados gradativamente, tanto para o público interno quanto externo.
Na Gestão do Conhecimento, a GMO coordenou a revisão e documentação dos processos e das tarefas que sofreram alteração com a implantação do SAP, incluindo a realização de workshops e treinamentos, coordenando o processo de capacitação da equipe técnica e dos Usuários Finais. Além disso, coordenou a elaboração da documentação técnica de utilização do novo sistema, fornecendo para a empresa ferramentas de produtividade para elaboração, publicação e atualização de instruções de trabalho e material de treinamento (“e-learning”).

Tempo utilizado para desenvolvimento do projeto
O cronograma geral do Projeto foi condicionado às diretrizes de “impacto zero” das mudanças, isto é, com as lideranças alocando recursos humanos prioritariamente para as áreas de negócio para evitar comprometimento no atendimento a clientes e fornecedores.
O Projeto teve seus preparativos iniciais a partir de janeiro de 2011 e seu encerramento está previsto para 30/04/2015. A equipe de GMO atuou no Projeto no período de abril de 2011 a 31 de dezembro de 2014.

Segunda, 13 Fevereiro 2012 12:07

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   Sistema de Gerenciamento Empresarial (baseado em ERP)

Cassi

Projetos

1.    SGE - Sistema de Gerenciamento Empresarial (baseado em SAP).

2.    Upgrade e Instalação do sistema de Business Inteligence (BI) da SAP.

3.    Melhorias dos processos de negócios.


Resumo

A Dynamica atuou nas frentes de Gestão da Comunicação, Pessoas, Prontidão Organizacional e Treinamentos.


Atividades

1.    GMO - Comunicação Integrada do Projeto; Processos e Impactos Organizacionais; Prontidão da Organização para a Mudança; Coordenação de comitê de gestores; Integração das Pessoas; Análise de Riscos.

2.    Atividades de Treinamento: planejamento e coordenação de treinamento aos usuários finais com a ferramenta MyTUF (gestão de treinamentos).

3.    Cursos: desenvolvimento de modelos de e-learning específicos para apoio à manutenção do conhecimento.

  • Cadastro de Clientes (cadastro de funcionários (clientes) para estornos de valores em conta-corrente)
  • Cadastro de Fornecedores
  • Cadastro de Materiais
  • Fechamento do patrimônio
  • Folha de Pagamento - Admissão de Pessoal
  • Folha de Pagamento - Benefícios, afastamentos e demais ocorrências
  • Gestão de Estoques (Planejamento de materiais estocáveis, Reserva de material, Inventário de estoque, Transferência de materiais estocáveis)
  • Gestão do Fundo de Recurso em Espécie
  • Gestão do Processo de Manutenção
  • Inventário de bens patrimoniais
  • Manutenção Corretiva
  • Manutenção Preventiva
  • Movimentações Orçamentárias: Remanejamento
  • Navegação Básica no sistema
  • Orçamento: Processo de Elaboração
  • Pagamento  de Despesas Administrativas - Pagamento Direto
  • Pedido simplificado
  • Processo de compras (solicitação de cotação, pedido, mapa ....)
  • Recebimento físico
  • Registro fiscal
  • Requisição de compras
  • Viagem a Serviço – Aprovador e Solicitante
  • Visão Geral do Sistema SGE

Escopo

Revisar processos e implantar novas funcionalidades para aprimorar qualidade do sistema gerencial e dar suporte às decisões da empresa.

O projeto englobou duas etapas: a primeira previa a atualização técnica do sistema e a avaliação de processos, visando melhorias. Na segunda etapa, a implantação das melhorias.


Equipes das empresas envolvidas

Gestores, stakeholders, colaboradores das áreas de negócios e consultoria.


Áreas envolvidas

  • Auditoria Interna
  • Divisão de Compras, Contratações e Patrimônio
  • Divisão de Contabilidade
  • Divisão de Controladoria
  • Divisão de Marketing e Comunicação
  • Divisão de Planejamento
  • Divisão de Serviços Compartilhados
  • Gerência de Apoio Corporativo
  • Gerência de Estratégia Organizacional
  • Gerência Executiva Financeira
  • Gerência Executiva de TI
  • Gerência Financeira
  • Gerência de Riscos e Controles Internos
  • Secretaria Executiva


Treinamentos aos usuários finais

Foram 11 cursos com 50 participações.


Período

de março a agosto de 2009.

Segunda, 13 Fevereiro 2012 11:52

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   Projeto de implantação e Operação da Central de Cadastro
SABB

Resumo

A Dynamica Consultoria atuou na Gestão de Mudanças Organizacionais – frente de Impactos Organizacionais para o projeto de implantação da solução SAP, consultoria na implantação e operação da Central de Cadastro e na organização de  processos.


Atividades

Levantamento, análise e tratamento dos Impactos Organizacionais, coordenação em gerenciamento de mudanças e processos.


Escopo

Coordenar a formalização da estrutura organizacional, implantar os processos definidos para a central de cadastro, monitorar processos implantados, implantar processos de gestão, implantar procedimentos internos e transferir conhecimento a gestores e executores.


Equipes da empresa envolvidas

A equipe da empresa foi composta pela gerência do projeto, gestores da Central de Cadastro, gestores de áreas envolvidas no processo, com a colaboração de representantes das áreas de Recursos Humanos e Comunicação.


Período

de outubro de 2009 a maio de 2010

Segunda, 13 Fevereiro 2012 11:43

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   Implantação de solução para processos de Recursos Humanos Comgas

Resumo

A Dynamica Consultoria atuou no projeto de implantação do SAP na frente de Gestão de Mudanças Organizacionais, na implantação da solução de HCM da SAP na área de Recursos Humanos em projeto de melhorias dos processos CCS/CRM e processos de melhorias em regionais.


Atividades

Desenvolveu atividades de Comunicação, Impactos Organizacionais, Prontidão da Organização para a Mudança (envolvimento de gestores, stakeholders análise das estratégias, coordenação de comitê de gestores, etc.), Análise de Riscos, Planejamento, Coordenação de Treinamento, Mapeamento e Organização de Processos.


Escopo

Implantação do sistema de gestão integrada na área de Recursos Humanos, melhorias em processos, treinamento e capacitação de usuários do sistema implantado.


Equipes da empresa envolvidas

A equipe da empresa foi composta por patrocinador (sponsor), gerentes do projeto e coordenadores, além de colaboradores que atuaram nas frentes de treinamento, processos e comunicação.


Período

desde março de 2010 até fevereiro de 2012.

Sexta, 10 Fevereiro 2012 19:54

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   Projeto de Capacitação e Treinamento Natura

Resumo

A Dynamica Consultoria em parceria com a HB - Brasil atuou no desenvolvimento de material de treinamento na implantação do SAP, planejamento e controle de treinamento do usuário final.


Atividades

Levantamento dos novos processos que ocorreram com a implantação do SAP e elaboração do material de treinamento. Planejamento, logística e controle dos treinamentos de usuário final.


Escopo

Desenvolver o material de treinamento e colocá-lo na ferramenta de treinamento disponível com acompanhamento dos treinamentos presenciais.


Equipes da empresa envolvidas

A equipe da empresa foi composta pela gerência do projeto e gestores e colaboradores de áreas envolvidas dos processos.


Período

de janeiro de 2011 a setembro de 2012.

Quinta, 29 Dezembro 2011 18:57

Casos

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   Projeto de implementação do ERP Forluz

Resumo

A Dynamica Consultoria atuou em apoio à equipe de Gestão de Mudanças Organizacionais - GMO na implantação do ERP e CRM SAP na etapa final de realização do projeto.

Atividades

No projeto desenvolveu atividades de Gestão de Mudanças Organizacionais envolvendo: Comunicação, Análise de Impactos Organizacionais, Análise de Riscos do Projeto, Treinamento dos Usuários Finais e Integração da Equipe de Projeto.

Escopo

Implantação do ERP e CRM SAP.

Equipes das empresas envolvidas

A equipe da GMO contou com a participação de pessoas da Forluz e consultoria.


Período

de janeiro a abril de 2008.

Quinta, 29 Dezembro 2011 18:54

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   Programa SIER - Sistema Integrado das Empresas Randon

Randon

Resumo

A Dynamica Consultoria atuou em Gestão de Mudanças Organizacionais na implantação do ERP e no módulo de RH da SAP em dezesseis empresas do grupo.

Atividades

Atuou nas frentes de: Comunicação do Projeto; Análise e tratamento de Impactos Organizacionais; Tratamento de Prontidão; Integração da Equipe de Projeto e Capacitação dos Usuários Finais.

Escopo

A implantação do sistema de Gestão Integrada visava atender os principais processos de negócio das empresas, envolvendo diversas áreas: Comercial, Financeira, Logística e Suprimentos, Manufatura, Tecnologia e RH.

A primeira fase do projeto englobou as áreas de Recursos Humanos do grupo Randon; na segunda fase foram tratadas as demais áreas envolvidas no projeto de implantação do ERP.

Equipes das empresas envolvidas

A equipe interna de GMO foi constituída de gerentes e colaboradores para as atividades de comunicação, integração do time, treinamento, tratamento de impactos e prontidão organizacional. Pontualmente participaram do projeto colaboradores das áreas de Recursos Humanos / Desenvolvimento Organizacional, Qualidade, Comunicação e RH.

Houve treinamentos para os colaboradores das áreas de negócios do grupo que passaram a utilizar o novo sistema para o desenvolvimento de suas funções.

Na primeira fase do projeto foram 100 turmas de treinamento, envolvendo cerca de 1.100 participações e totalizando 5.000 horas de treinamento.

Na segunda fase foram 1.300 turmas de treinamento, envolvendo cerca de 17.000 participações e totalizando 77.000 horas de treinamento.

Período

de abril de 2011 a janeiro de 2012.

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